آموزش Access رایگان ، آموزش ترفندهای اکسس ، آموزش رایگان اکسس برای حرفه ای ها ، در قسمت اول از دوره آموزشی اکسس رایگان به نحوه رمزگذاشتن بر روی فایل اکسس می پردازیم ، برای اعمال رمز عبور برای یک فایل پایگاه داده به شیوه زیر عمل می نماییم.ابتدا پایگاه داده Access را باز می نماییم. از منوی فایل گزینه open را انتخاب می نماییم و فایل مورد نظر را در حالت open Exclusive باز میکنیم . دقت نمایید که بر روی فایل های پایگاه داده هایی که در حالت غیر Exclusive باز شده اند ، رمز عبور تنظیم نخواهد شد.
پس از باز کردن فایل پایگاه داده در حالت Exclusive به منوی File و بخش Info رفته و گزینه Encrypt With Password را انتخاب می نماییم.
و در کادر ظاهر شده رمز عبور مورد نظر را دوبار تکرار و تایید می نماییم.
سپس پیغام ظاهر شده را تایید می نماییم.
اکنون برای صحت از تنظیمات انجام شده و اعمال رمز عبور بر روی فایل ، ابتدا آن را ببندید و دوباره آن راباز نمایید .
خواهید دید که کادر رمز عبور ظاهر شده و با وارد نمودن رمز تنظیم شده اجازه دسترسی شما به فایل پایگاه داده را خواهد داد.
در صورت تمایل به عدم استفاده از رمز عبور به قسمت File رفته و سپس گزینه Decrypt Database را انتخاب نمایید سپس در کادر ظاهر شده رمز عبور تنظیم شده را وارد و سپس آن راتایید نمایید .
جهت وارد کردن پایگاه داده ها یا فایل های مختلف به داخل اکسس به روش زیر عمل می نماییم.ابتدا پایگاه داده اکسس را باز می نماییم و در سر برگ External data در قسمت import & link به گزینه های متعددی دسترسی خواهیم داشت ، مانند وارد کردن اطلاعات از یک فایل پایگاه داده دیگر ، اکسل ، SQL،Text،XML و ... با توجه به نوع نیازمان یکی از آنها را انتخاب می نماییم.
در پنجره ظاهر شده ابتدا مسیر یا نام فایل مورد نظر را وارد می نماییم.در این پینجره سه گزینه برای انتخاب وجود دارد.
اولین گزینه برای ساخت یک جدول جدید که اطلاعات را در آن قرار دهیم می باشد.دومین گزینه اطلاعات مربوطه را به انتهای یک جدول موجود اضافه می نمایدکه باید توجه داشت در این مورد فیلد های موجود با هم همخوانی لازم را داشته باشند.گزینه سوم به جای وارد کردن اطلاعات لینکی متصل به فایل اصلی را ایجاد می نمایید که با کلیلک کردن بر روی ان به فایل دسترسی خواهیم داشت. چنانچه در این مورد محل فایل اصلی تغییر یابد امکان دسترسی به فایل را نخواهیم داشت.گزینه اول را انتخاب و روی OK کلیلک می نماییم.در جدول ظاهر شده اطلاعات فایل اکسل وارد شده را ملاحضه می نمایید در کاربرگ های مختلف
برای ادامه بر روی دکمه Next کلیلک می نماییم. در صفحه ظاهر شده بعدی با انتخاب گزینه First Row Contains Column Headings عنواین موجود در ستون ها به عنوان نام پیش فرض فیلد ها انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد.
سپس برای ادامه بر روی دکمه Next کلیلک می نماییم.در صفحه ظاهر شده بعدی در قسمت Field option چهار گزینه وجود دارد . که می توانید نام ستون ها و نوع آنها را تغییر دهید. و یا از ورود داده های تکراری جلوگیری نمایید. و با انتخاب بعضی قسمت ها از نمایش آنها در فایل خروجی جلوگیری نمایید.
سپس برای ادامه بر روی دکمه Next کلیلک می نماییم.در صفحه ظاهر شده بعدی سه گزینه وجود دارد . که اولین گزینه یک ستون با نام Id ایجاد و با اختصاص شماره به آنها از ان به عنوان کلید اصلی در جدول استفاده می کند.دومین گزینه اجازه انتخاب کلید اصلی را به ما می دهد و سومین گزینه از انتخاب کلید اصلی صرف نظر می نمایید.
در صفحه بعدی نامی را برای جدول انتخاب می نماییم و بروی گزینه Finish کلیلک می نماییم و به صفحه بعدی منتقل می شویم.
در صفحه ظاهر شده ما می توانیم ضمن ارائه توضیحاتی برای پروسه ، این عملیات را ذخیره نماییم . تا در صورتی که فایل اکسل ما به روزرسانی شد و ما قصد این را داشتیم که فایل پایگاه داده اکسس آن را هم به روز رسانی نماییم ، بتواینم این کار را به راحتی انجام نماییم.
خروجی فایل اکس در پایگاه داده
و جهت به روز رسانی فایل پایگاه داده اکسس بر روی گزینه Saved Import در سر برگ External data کلیلک می نماییم. و با انتخاب پروسه مورد نظر بر روی RUN کلیلک می نماییم.
ماکرو ها اساسا یکسری دستورات و عملیاتی هستند که به زبان VBA تعریف و ذخیره می شوند و در واکنش به یک یا چند رویداد تعریف شده به صورت متوالی به اجرا در می آیند.این رویداد ها می تواند شامل باز و بسته کردن فرم ها و جداول - اضافه و حذف کردن رکورد ها - جستجو - رفتن به رکورد خاص - ویرایش - چاپ فرم - فیلتر کردن و بسیاری دیگر از موارد تعریف شده و قابل دسترس در نرم افزار اکسس می باشند.
یکی از موارد قابل توجه در ماکروها امنیت بالای آنها می باشد که مثلا هر رویداد برای مورد خاص تعریف شده به اجرا در می آید و امکان دستکاری و حذف داده دیگر را نخواهند داشت .آموزش یک ماکروی ساده و تست چند گزینه از بین موارد موجود ، ابتدا از منوی create گزینه macro را انتخاب می نماییم.
در بخش ظاهر شده مربوط به ماکرو از لیست کشویی به مجموعه دستورات و رویداد ها دسترسی خواهیم داشت که بسته به نوع ماکرویی که مد نظرمان می باشد مواردی را انتخاب می نماییم.در سمت راست این پنجره در قسمت Action Catalog رویدادها به صورت دسته بندی شده موجود می باشد.
ابتدا از بخش رویدادها -رویداد open table را انتخاب می نماییم .در قسمت table name نام جدول مورد نظرمان را از لیست کشویی انتخاب می نماییم.در قسمت view نمای باز شدن جدول را مشخص می نماییم.و در قسمت data mode سطح دسترسی و دستکاری به ماکرو را مشخص می نماییم.
حالا رویدادی دیگری را انتخاب می نماییم - مثلا رویداد GoTo record را ، برای رفتن به رکورد خاصی انتخاب می نماییم.در قسمت object type با توجه به اینکه خروجی بر روی جدول اجرا می شود گزینه جدول را انتخاب می نماییم.در قسمت object name نام جدول مد نظر را انتخاب می نماییم.در قسمت record گزینه های مانند قبلی - بعدی -اولین - آخرین - جدید رفتن به رکورد خاص، وجود دارد.
ما در این مثال می خواهیم با انتخاب گزینه Go To به رکورد مد نظرمان که شماره رکورد آن را در قسمت بعدی Offset مشخص می نماییم برویم.
و سپس ماکروی ایجاد شده را قبل از اجرا ذخیره می نماییم.
و خروجی کار با اجرای ماکرو بصورت خودکار رکورد 8 جدول درحالت انتخاب قرار دارد.
و با انتخاب گزینه Last آخزین رکورد در هنگام اجرای ماکرو در حالت انتخاب قرار می گیرد.
برای صدور اطلاعات یک فایل پایگاه داده مانند یک جدول به برنامه های دیگر ، ابتدا برنامه Access را باز نموده و از سربرگ External Data به بخش Export رفته که با گزینه های متعددی در این بخش روبرو هستیم که با توجه به نوع نیازمان نوع برنامه ای که قرار هست برنامه به آن ارسال شود را انتخاب می نماییم. باید دقت داشت که در هربار فقط یک جدول را می توان ارسال کرد.
برای نمونه ما ابتدا جدول موجود را برای صدور به یک فایل PDF آماده می کنیم و با انتخاب گزینه PDF در کادر Export پنجره ای باز می شود ، که با نام پیش فرض جدول انتخابی در قسمت File name ظاهر شده که می توانیم آن را به نام دلخواه خود تغییر دهیم و درکادر بعدی نیز فرمت انتخابی را تعیین می نماییم و پس از تعیین مسیر ذخیره فایل گزینه Publish را فشرده و خروجی را در قالب فایل PDF مشاهده می کنیم.
و برای ارسال اطلاعات به برنامه Excel ابتدا روی گزینه Excel در کادر Export کلیلک می نماییم ، پنجره ای به شکل زیر باز می شود.
در قسمت File name مسیر ذخیره فایل مقصد را مشخص می نماییم.و در کادر بعدی نوع فایل اکسل را مشخص می نماییم. سه گزینه بعدی که برای انتخاب در پایین کادروجود دارند،که با انتخاب گزینه اول فرمت بندی فایل ارسالی حفظ خواهد شد و گزینه دوم بعد از پایان عملیات صدور ، فایل پایگاه داده ارسالی را در برنامه مقصد باز می نماید. وگزینه سوم در صورتی که تعدادی رکورد خاص را در جدول انتخاب کرده باشیم فقط موارد انتخابی را به برنامه مورد نظر ارسال و نمایش می دهد.
و نهایتا خروجی با همان نام فایل مورد نظر در پایگاه داده اکسس در برنامه اکسل نمایش داده خواهد شد.
برای کاربران تازه وارد و نا آشنا با محیط نرم افزار اکسس کار کردن با بخش منو ها و ناحیه پیماش کمی سخت خواهد بود و ممکن است به دلیل غیر حرفه ای بودن تغییرات ناخواسته ای را در فایل های پایگاه داده ایجاد نمایند. برای جلوگیری از بوجود آمدن مشکلات و ایجاد فضای کاربری اسان برای اینگونه افراد در نرم افزار اکسس قابلیتی با نام Switchboard وجود دارد
که با فعال نمودن ان می توان یک فرم ساده واسط گرافیکی برای کاربران طراحی نمود تا بتوانند به راحتی به جداول - فرم ها و گزارش ها و سایر موارد اکسس دسترسی داشت. برای این منظور ابتدا پایگاه داده اکسس را باز نموده و از قسمت File به بخش Option رفته و گزینه Quick Access Toolbar را انتخاب نموده و در قسمت وسط صفحه و از کادر باز شوی Choose commands from گزینه commands Not in the ribbon را انتخاب
و از کادر پایینی به دنبال گزینه Switchboard Manger گشته و آن را به قسمت Customize Quick Access Toolbar اضافه کرده و تایید می نماییم
. اکنون در قسمت منوی بالای اکسس آیکون Switchboard به نمایش در آمده است. با کلیلک کردن روی این گزینه پیامی مبنی بر این که هیچ Switchboard از قبل وجود ندارد و آیا مایل به ساخت یک Switchboard جدید هستید به پنجره مربوط به آن هدایت شده
، که دارای یک صفحه پیش فرض با نام Main Switchboard می باشد برای ساخت صفحات دیگر می توان از گزینه new استفاده نمود . و برای اعمال رویدادهای مورد نظر بر روی قسمت Edit کلیلک می نماییم.در قسمت Switchboard name می توان یک نام برای فرم واسط کاربری انتخاب نمود . و در قسمت command با گزینه های مانند رفتن به صفحه Switchboard - باز کردن فرم - ویرایش فرم - بازکردن ماکروها و گزارشات و بستن پایگاه داده استفاده نمود.کادر سوم با توجه به نوع انتخاب کادر دوم تغییر می یابد.
ما در این قسمت با انتخاب یک ماکرو ابتدا ماکروی مورد نظر را اجرا و سپس با انتخاب رویداد بستن پایگاه داده آن را خواهیم بست.
پس از تعریف رویدادها گزینه Close روی فرم ها را زده حالا در قسمت سمت چپ مشاهده می کنید که گزینه ای با نام Switchboard ظاهر شده ، حالا برای اجرای این Switchboard ابتدا باید فایل پایگاه داده رابسته و سپس دوباره آن را اجرا نماییم.بعد از باز شدن فایل پایگاه داده روی گزینه Switchboard در سمت چپ کلیلک نموده و به فرم واسط گرافیکی کاربری ساده که ان را تنظیم و طراحی نموده ایم دسترسی خواهیم داشت ، و با اجرای رویدادهای مورد نظر به صفحه اجرای ماکرو و بسته شده فایل پایگاه داده مواجه خواهیم شد.
برای اینکه بتوانیم هنگام باز شدن فایل پایگاه داده بطور مستقیم به این فرم دسترسی داشته باشیم از قسمت File به بخش Option رفته گزینه Current Database را انتخاب و در قسمت سمت راست پنجره از بخش Display form گزینه Switchboard را انتخاب و در بخش Navigation تیک گزینه Display navigation Pane را بر می داریم
و با بازبسته کردن فایل پایگاه داده مشاهده خواهید کرد که بطور مستقیم به فرم طراحی شده Switchboard دسترسی خواهیم داشت
در این آموزش ابتدا یک جدول حاوی اطلاعاتی را ساخته و آن را ذخیره می نماییم.
سپس برای آشنایی با انواع Query ها ابتدا از سربرگ Create گزینه Query design را انتخاب می نماییم.
در قسمت Query type انواع آنها را Append - Make Table - Delete -Crosstab - Update ملاحضه می نمایید.
ما در این قسمت Query از نوع Update را بررسی می نماییم.ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب می نماییم. گزینه موجود بصورت پیش فرض در جدول تنظیمات مانند تصویر زیر می باشد.
با انتخاب گزینه Update ازقسمت Query گزینه های جدول بالا به شکل زیر تغییر می یابد وگزینه Update To به جای گزینه های Sort و Show به جدول اضافه می گردد.
حالا گزینه number را از جدول mali انتخاب می نماییم.و در این Query قصد این را داریم که مقادیر موجود در قسمت number را پس از تفریق از عدد 10 به روز رسانی نماییم.برای این منظور در کادر Update To ابتدا گزینه number را داخل براکت قرار داده و شرط مورد نظر را اجرا می نماییم.سپس برروی گزینهRun کلیلک می نماییم.
یک پیغام مبنی بر این که میخواهید به روز رسانی در سطر ها انجام شود ظاهر می شود که با تایید آن به روز رسانی انجام می گردد.و خروجی را در قسمت فیلدnumber به شکل زیر می بینیم.
برای اضافه کردن یا الحاق رکورد هایی از یک پایگاه داده به پایگاه داده دیگر از Query الحاق(Append) استفاده خواهیم کرد .باید به این نکته توجه داشت که ساختار هر دوجدول باید یکسان باشد تا بتوان عمل الحاق را انجام داد.ابتدا یک جدول را در پایگاه داده ی دیگری ایجاد می نماییم. جدولی با نام Amozeshi را ایجاد می نماییم.
برای این منظور با استفاده از جدول mali ابتدا از سربرگ Create گزینه Query design را انتخاب می نماییم.
و جدول mali را به نمای Query اضافه می نماییم.سپس در قسمت Query ها گزینه Append را انتخاب می نماییم و کادرمربوط به آن باز می شود.با انتخاب گزینه Another database مسیرپایگاه داده ای را که قرار هست اطلاعات درون آن الحاق شود انتخاب می نماییم و در کادر Table name نام جدول موجود در پایگاه داده را انتخاب می نماییم. و روی OK کلیلک می نماییم.
سپس در قسمت تنظیمات Query ابتدا فیلد های مورد نظر را از جدول ابتدایی mali را انتخاب می نماییم و از قسمت Append To فیلد مورد نظر در جدول دوم را انتخاب می نماییم.
سپس بر روی گزینه Runکلیلک می نماییم.یک پیغام مبنی بر این که می خواهید الحاق در جداول انجام شود ظاهر می شود که با تایید آن الحاق و به روز رسانی انجام می گردد.
حالا برای اعمال تغییرات به پایگاه داده دیگر و جدول Amozeshi می رویم و با Refresh کردن جدول خروجی را مشاهده می کنیم که عناصر رکورد های جدول mali به جدول Amozeshi اضافه گردیده است.
برای ساخت جدول جدیددر بخش Query ها که بتوان رکوردهایی را از جدول دیگر به داخل آن درج نمود از Query ایجاد (Make table)استفاده خواهیم کرد. این Query شباهت زیادی به Query نوع Append دارد.برای این منظور به نمای Query design رفته و جدول mali رابه آن اضافه نموده و فیلد هایی را که قرار هست در جدول جدید درج شود را انتخاب می نماییم ،و سپس در قسمت Query ها روی گزینه Make table کلیلک می نماییم تا پنجره مربوط به آن باز شود . با انتخاب گزینه current database نام جدول جدیدی را که می خواهیم اطلاعات درون آن درج شود را تایپ می نماییم جدولی با نام newitpro را ایجاد می نماییم . اینکار می تواند در پایگاه داده فعلی یا پایگاه داده دیگری که مسیر آن را انتخاب می نماییم صورت گیرد.
سپس با کلیلک کردن برروی گزینه Run یک پیغام مبنی بر این که می خواهید تغییرات در جداول انجام شود ظاهر می شود که با تایید آن الحاق و به روز رسانی انجام می گردد.
حالا در قسمت جداول مشاهده می کنید که جدولی که ساخته بودید با نام newitpro ظاهر شده است .
با کلیلک کردن برروی آن خواهید دید که دو فیلد با مقادیرموجود در جدول mali به آن اضافه شده است .
برای حذف رکورد هایی از یک جدول با استفاده از Query ها ، ابتدا جدول مورد نظر را از سربرگ Create و بخش Query Design به بخش Query ها اضافه می نماییم. سپس رکورد هایی را که Query بر اساس آنها اجرا خواهد شد را انتخاب می نماییم و از قسمت Query type گزینه Delete را انتخاب می نماییم .مشاهده خواهید کرد که گزینه های Sort وShow پنهان شده و گزینه Delete به جای آنها اضافه شده است .و در جلو قسمت Delete گزینه Where برای اعمال شرط های مورد نظر در قسمت Criteria ظاهر شده است.
ما در این Query قصد داریم رکورد های که مقدار فیلد Number انها بزرگتر از مقدار 12 هست را حذف نماییم . پس در کادر Criteria در قسمت فیلد Number شرط 12< را اعمال می نماییم.
برای اینکه قبل از اعمال Query خروجی کار را ببینم برروی Query مورد نظر کلیلک راست کرده و گزینه data sheet view را انتخاب می نماییم . رکورد هایی را که شامل شرط مورد نظر برای حذف شده اند را نمایش می دهد.نکته قابل توجه در این مورد چنانچه هیچ شرطی را اعمال نکنیم ،و Query را اجرا نماییم تمام رکورد های جدول حذف خواهند شد.
سپس در صورت اطمینان از انتخاب درست رکورد ها برای حذف Query مورد نظر را ذخیره می نماییم
و با کلیلک کردن روی گزینه Run آن را اجرا می نماییم . پیغام ظاهر شده مبنی بر اعمال تغییرات و حذف رکورد ها را تایید می نماییم.
در نمای خروجی رکورد های حذف شده بدون مقدار و با نمایش عبارت Delete هنوز در جدول وجود دارند.
برای نمایش جدول بدون وجود رکورد های حذف شده از قسمت Refresh گزینه Refresh all را انتخاب نمایید تا جدول به روز رسانی شود.
و نهایتا جدول نهایی و به روز رسانی شده به شکل زیر در خواهد آمد.
امروز قصد دارم در این سری از مجموعه آموزش های مربوط به مجموعه Office بخش پایگاه داده یا Access را مباحثش رو مورد بررسی قرار بدیم . با توجه به اینکه یکسری مقالات آموزشی خوب در همین حوزه مربوط به دوست عزیزم مهندس محمود کیاستی عزیزدر وبسایت موجود می باشد ، بنده سعی می کنیم مباحثی رو که توی این مقالات مورد بررسی قرار نگرفته و یا بصورت اجمالی ازش عبور شده رو بطور جامع تری مورد بررسی قرار دهیم ، امیدوارم که مجموعه مقالات آقای مهندس کیاستی عزیز و بنده بتونه مجموعه کاملی از نرم افزار پایگاه داده Access رو بوجود بیاره که مفید واقع شود.
خوب ما دراین سری از آموزش ها سعی می کنیم بر پایه Microsoft Access 2016 پیش برویم .نرم افزار پایگاه داده Access را باز می کنیم در صفحه ابتدایی آن با گزینه های مختلفی برای ایجاد پایگاه داده برای کار در حالت ها و محیط های مختلف بسته به نوع نیاز کاربران روبرو می شویم ، ولی با توجه به اینکه ما در این آموزش ها سعی داریم مسائل پیشرفته رو خیلی مورد بحث قرار ندهیم به سراغ آموزش های سطح اولیه تر که مورد نیاز اکثر کاربران این حوزه نیز هست می رویم .خوب روی آیکون Blank Database کلیلک می نماییم.
پنجره جدیدی ایجاد می شود که در آن ما باید نام ، نوع و محل ذخیره سازی فایل پایگاه داده را مشخص سازیم . و سپس برای ایجاد فایل پایگاه داده روی گزینه Create به معنی ایجاد کردن کلیلک نماییم.
اکنون پایگاه داده ما ایجاد شده است و ما وارد محیط کار با نرم افزار پایگاه داده Access شده ایم . در حالت پیش فرض همیشه یک جدول با یک فیلد به نام ID که نوع آن نیز Auto number هست موجود می باشد . پیشنهاد ما این هست که این جدول را پاک نمایید و جداول مورد نیازتون رو خودتون بسازید.
برای ساخت و ایجاد کردن جداول – فرم ها – گزارش ها – پرس و جو ها – ماکرو ها و ماژول ها از سربرگ Create استفاده می نماییم. برای ساخت جداول دو گزینه وجود دارد در منوی Create گزینه Table که یک جدول پیش فرض با یک فیلد به نام ID که نوع آن نیز Auto number هست در نمای Datasheet view ایجاد می نمایید و برای رفتن به نمای design view باید ابتدا جدول را ذخیره کرد و سپس به آن نما رفت . (تصویر بالایی)و گزینه بعدی Table design هست که مستقیم به نمای طراحی می رود و پس از تکمیل فیلد های جدول برای آمدن به نمای نمایشی یا Datasheet view باید جدول را ذخیره کرد.
خوب ما روی گزینه design view کلیلک می نماییم و مستقیم به سراغ بخش طراحی جدول می رویم .در بخش طراحی در بخش بالای قسمت Field Properties سه گزینه وجود دارد Field Name نام فیلدی که قرار هست در زیر آن در یک ستون اطلاعات وارد شود مانند نام و نام خانوادگی وکد ملی و ... می باشد . گزینه بعدی Data Type می باشد که باید بر اساس فیلد Field Name یک نوع داده مرتبط با آن را انتخاب نماییم . و گزینه آخر Description یا توضیحات مربوط به آن فیلد می باشد که می تواند کمک زیادی به کاربران انجام دهد.
در خصوص تعریف انواع داده و یکسری تعاریف اولیه به مقالات آقای کیاستی به آدرس های زیر مراجعه نمایید .
خوب ما در اینجا می خواهیم یک جدول حاوی مشخصات یک دانشجو رو بسازیم و در حین ساخت این جدول گزینه های مختلف را با مثال های عملی و مصور بررسی می کنیم .یک فیلد با نام StudentID در بخش Field Name را وارد می نماییم . نوع داده پیش فرض که در کادر Data Type نمایش داده می شود نوع Text می باشد . تفاوت داده های نوع Text و Number در این هست که در نوع داده های متنی شما می توانید از رشته ها ، متون و اعداد استفاده نمایید ولی در نوع داده عددی شما حتما باید از نوع داده عددی استفاده نمایید.
اولین گزینه در بخش Field Properties قسمت Field Size یا Format برای نوع داده مختلف می باشد که بسته به نوع انتخابی شما گزینه های مختلفی در آن پدیدار می شود
با ما همراه باشید در ادامه این سری های از آموزش های پایگاه داده اکسس ، امیدوارم مفید واقع شده باشد.
در ادامه مبحث آموزش پایگاه داده اکسس 2016 با شما همراه هستیم . اگر مقاله قبلی رو دنبال کرده باشید تنظیمات بخش Field Properties رو مورد بررسی قرار داده بودیم که به ادامه آن بحث می پردازیم .بعداز انتخاب نوع داده و فرمت های مورد نظر به ویژگی Input Mask می رسیم .از این بخش برای وارد کردن نوع خاصی از ورودی ها به فرمت های قابل تعریف استفاده می شود .
به عنوان مثال ما در بخش شماره دانشجویی می خواهیم که از فرمتی به شکل 000000-1394 استفاده کنیم ، یعنی ابتدای شماره تمام دانشجویان 1394 می باشد و 6 رقم بعدی را باید دانشجویان وارد نمایند و باید حتما به اندازه کاراکتر های در نظر گرفته ، عدد وارد شود در غیر اینصورت با پیغام خطا روبرو می شوید . برای استفاده از ویژگی Input Mask باید ابتدا جدول را ذخیره نماییم.
ضمنا این نوع داده فقط برای نوع های متنی و تاریخ و زمان معتبر می باشد .در غیر اینصورت با پیغام خطا روبرو می شوید .
در سمت راست بخش Input Maskروی علامت سه نقطه کلیلک می نماییم تا پنجره تنظیمات این بخش باز شود . در این پنجره تعدادی Input Mask ورودی بصورت پیش فرض وجود دارد ، شما می توانید از این ورودی ها استفاده کنید و یا اگر ورودی مورد نظر شما در این بازه موجود نیست یک ورودی جدید ایجاد و نحوه عملکرد آن را معلوم نمایید.یکی از ورودی ها را انتخاب کرده و روی گزینه edit list را کلیلک نمایید.
در صفحه ظاهر شده بعدی می توانید یک رکورد جدید برای ورودی مورد نظرتان ایجاد نمایید . در قسمت Description نام ورودی مورد نظر را تعریف نمایید. در بخش Input Mask مدل مورد نظر که قرار قست در رکورد های جدول ظاهر شود را انتخاب نمایید و در بخش Placeholder کاراکتر یا نمادی که به جای داده های ورودی نمایش داده میشود مانند (* # $ - ) را انتخاب می نمایید . در بخش Sample data یک نمونه مثال برای نوع ورودی مورد نظرتان وارد می نمایید.و در بخش آخر Mask type مشخص می نمایید که نوع داده ورودی تان متن باشد یا از نوع تاریخ و زمان باشد.و در گام های بعدی نوع نماد ها و نحوه نمایش و عدم نمایش آنها را مشخص می کنیم و نهایتا روی دکمه Finish کلیلک می نماییم .
حالا به نمای Datasheet veiw جدول مورد نظر رفته و مشاهده می کنیم که به محض کلیلک کردن در فیلد مورد نظر ورودی ظاهر شده و ما باید طبق مدل ورودی مشخص شده اعداد را وارد نماییم.
در صورت ناقص رها کردن فیلد مورد نظر بر طبق الگوی Input Mask پیغام خطایی به شما نشان داده خواهد شد.
ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Caption می باشد. شما در این بخش می توانید از هرکاراکتر دلخواهی برای نمایش عنوان فیلد ها استفاده نمایید . ما در این بخش بجای نمایش StudentID از کد دانشجویی استفاده می نماییم .
که نمای نمایشی مشاهده می کنید که در سر ستون عبارت کد دانشجویی نشان داده می شود.
ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Default value می باشد . یعنی شما بطور پیش فرض می توانید داخل بعضی فیلد ها یه محتوای پیش فرض قرار دهید . دو حالت دارد این بخش یکی از حالت ها می توانید از محتوایی استفاده کنید که نشان دهنده مورد استفاده آن فیلد می باشد مثلا درون آن بنویسید Search که کاربر متوجه شود این کادر یا فیلد کار جستجو را انجام می دهد و به محض کلیلک کردن درون آن محتوای آن مخفی می شود تا کاربر بتواند درون آن ورودی را وارد نمایید . حالت دوم این هست که مثلا در یک رکورد باید گزینه مرد یا زن و یا نمونه های شبیه به این مورد را وارد نمایید ولی گزینه پیش فرض روی مرد هست تا در صورت لزوم کاربر آن را تغییر دهد.
همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید ما فیلد City را روی پیش فرض مشهد قرار داده ایم یعنی کاربر در صورت لزوم از کشوی مورد نظر شهر دیگری را انتخاب می نمایید. ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Validation Rule می باشد . به معنای قانون اعتبار سنجی می باشد . توسط این بخش می توانیم شرط هایی را برای فیلد هایمان وضع نماییم تا در صورت برقراری صحیح شرط و اعتبار آن اجازه درج ورودی در فیلد را انجام نمایید .
و در بخش Validation Text می توانیم یک پیغام را وارد نماییم تا در صورت برقرار نبودن شرط و درج اشتباه ورودی به کاربر نمایش داده شود .ما در اینجا برای فیلد StudentID ورودی بیشتر از سال 1394 را در نظر می گیریم و پیغام شماره دانشجویی معتبر نیست را وارد می نماییم.
ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Requerd می باشد . از این ویژگی برای خالی بودن یا نبودن یک فیلد می توان استفاده نمود . که شامل دو گزینه NO و Yes می باشد. گزینه Yes باید حتما رکورد مورد نظر را تکمیل نمایید .گزینه NO می تواند رکورد مورد نظر خالی باشد یا پر
در صورتی که فیلد انتخابی شما کلید اصلی باشد این گزینه بصورت خودکار از NO به YES تغییر می کند و شما حتما باید آن را تکمیل نمایید . ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Allow Zero Length به معنای در نظر گرفتن یا نگرفتن طول رشته صفر برای نوع داده متنی می باشد. ویژگی بعدی در بخش field Properties گزینه Indexed برای بهینه سازی در امر جستجو مورد استفاده قرار می گیرد.
در صورتی که فیلد انتخابی شما کلید اصلی باشد این گزینه بصورت خودکار روی گزینه) Yes(No Duplicates تنظیم شده و شما نمی توانید داده تکراری وارد نمایید.برای مثال تنظیمات فیلد StudentID را قبل از انتخاب به عنوان کلید اصلی ملاحضه نمایید.
روش های انتخاب فیلد StudentID به عنوان کلید اصلی
تنظیمات فیلد StudentID را بعد از انتخاب به عنوان کلید اصلی ملاحضه نمایید.
ویژگی بعدی دربخش field Properties گزینه Unicode Compression به معنای فشرده سازی می باشد كه آیا ما می خواهیم فیلد مورد نظر با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود یا خیر .دو گزینه بعدی در بخش field Properties گزینه های مربوط به بخش IME بیشتر در زبان های خاور دور مورد استفاده قرار می گیرند.گزینه بعدی در بخش field Properties گزینه Text Align می باشد که نحوه چینش محتوای ورودی داخل فیلد مورد نظر را مشخص می نمایید.همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید سه نوع مختلف چینش در سه فیلد لحاظ کردیده است.
با ما همراه باشید در ادامه این سری های از آموزش های پایگاه داده اکسس ، امیدوارم مفید واقع شده باشد.
در ادامه مطالب آموزش مربوط به پایگاه داده Access امروز با بخش جداول یا همون Tableها در خدمت شما عزیزان هستیم .ابتدا با توجه به آموزش های قبلی یک پایگاه داده جدید ایجاد کرده و اقدام به تعریف جدول و ساخت آن می نماییم.
ما در این آموزش تنظیمات مربوط به منوی Home را بطور کامل پوشش خواهیم داد.ولی قبل از اینکه به سراغ منوی Home برویم بخش کاربردی در صفحه کار با جداول با نام Navigation Pane را که مربوط به نمایش اشیاء پایگاه داده اعم از جداول ، فرم ها ، پرس و جو ها وگزارشات می باشد را بررسی می نماییم.
در تصویر زیر مشاهده می کنید که هر کدام از اشیاء پایگاه داده در دسته بندی جداگانه قرار گرفته تا کار را برای کاربران راحتتر نمایید.
در کشو کنار گزینه All Access Object می توانیم تنظیمات مربوط به اشیاء پایگاه داده و نحوه نمایش آنها را نیز مشخص نماییم.همچنین با کلیلک راست کردن در بخش Navigation Pane نیز می توان به این تنظیمات دست پیدا کرد.
در پنجره Navigation Option نیز می توان تنظیمات دلخواه را برای این قسمت انجام داد.
تنظیمات بخش Views : از این بخش برای جابجا شدن بین دو حالت طراحی یا همون بخش تنظیمات جدول Design View و بخش نمایشی یا همون Datasheet View استفاده می شود.
این گزینه ها در پایین سمت راست صفحه کار با جدول نیز موجود می باشد.
یا با کلیلک راست کردن بر روی جداول باز هم به این گزینه ها دسترسی خواهیم داشت .
در بخش تنظیمات Clipboard عملیات های پرکاربرد و نام آشنایی مانند کپی ، انتقال ، جایگزینی و اعمال فرمت را انجام می دهیم.
اولین گزینه در این منو فیلتر می باشد ، ما در کار با جداول با استفاده از فیلتر در یک جدول می توانیم به خروجی مورد نظرمون برسیم ، تفاوت بخش فیلتر و جستجو در این هست که در هنگام جستجو فیلد مورد نظر را یافته و در جدول به آن اشاره می نمایید و سایر بخش های جدول نیز نمایش داده می شود . ولی در هنگام فیلتر رکورد یا فیلد مورد نظر ما را نمایش می دهد و سایر رکوردها و فیلد های دیگر جدول از دید ما پنهان می شوند .گزینه های مورد استفاده در فیلتر کردن برای اعداد و متون نیز متفاوت می باشد. همچنین برای دسترسی به فیلتر با باز کردن کشوی نام فیلد می توان به گزینه فیلتر دسترسی پیدا کرد.در فیلتر کردن اعداد مطابق شکل زیر گزینه های
موجود می باشد که بسته به نیاز ما می توان یکی از این گزینه ها را استفاده کرد ما در مثالی گزینه Between رابررسی می نماییم.
خروجی فیلتر به شکل زیر نمایش داده می شود
در فیلتر کردن متون مطابق شکل زیر گزینه های
موجود می باشد که بسته به نیاز ما می توان یکی از این گزینه ها را استفاده کرد ما در مثالی گزینه End Withرابررسی می نماییم.
و روش دیگر فیلتر کردن استفاده از گزینه Selection می باشد . ابتدا در داخل جدول فیلدی را که می خواهیم فیلتر را بر اساس آن انجام دهیم انتخاب می نماییم و سپس روی کشوی کنار گزینه Selection را باز نموده و گزینه مد نظر را برای فیلتر انتخاب می نماییم.
در بحث فیلتر پیشرفته ما می توانیم فیلتر را روی فرم ها نیز انجام دهیم . مطابق شکل زیر از کشوی Advanced گزینه Filter By Form را انتخاب می نماییم. در صفحه بعدی ما می توانیم کشو هر کدام از فیلد های مربوطه را باز نماییم و گزینه دلخواه را انتخاب کنیم و سپس با کلیلک راست کردن روی گزینه Apply Filter\Sort را انتخاب می نماییم.
و اما گزینه بعدی در بحث فیلتر پیشرفته Advanced Filter\Sort به نوعی همان پرس و جو یا کئوری ها می باشد. با انتخاب این گزینه به صفحه ای مشابه بخش پرس و جو منتقل می شویم . از جدول مربوطه گزینه های مورد نظر را اضافه مینماییم و در بخش Sort نوع صعودی یا نزولی بودنش را و در بخش Criteria شر مورد نظر جهت قیلترمان راوارد می نماییم.
ما در اینجا رکورد یا رکوردهایی را می خواهیم که نامشان محمد و نمره آنها 19 باشد.
خروجی فیلتر ما به شکل زیر خواهد بود.
اما برای پاک کردن فیلتر های اعمال شده از سه بخش اینکار امکان پذیر می باشد.
گزینه Toggle Filter در منوی Home بخش Sort & Filters
گزینه Clear filter from id در کلیلک راست
گزینه Filtered در نوار وضعیت
یکی از گزینه های پر کاربرد در کار کردن با جداول بحث مرتب سازی می باشد . در اینجا دو نوع مرتب سازی داریم
ابتدا ستون مورد نظر جهت مرتب سازی را انتخاب و سپس با توجه به نیازمان یکی از این دو نوع را انتخاب مینماییم. قابل توجه که همه محتویات رکورد ها در مرتب سازی با هم جابجا می شوند.همچنین می توان از کشوی کنار نام فیلد ها در ستون ها به گزینه های مرتب سازی دسترسی داست.همچنین در بحث مرتب سازی پیشرفته در بخش فیلتر و مرتب سازی پیشرفته نیز میتوان این تنظیم را اعمال نمود.
برای حذف مرتب سازی اعمال شده می توان از گزینه Remove sort در بخش Sort & Filters استفاده نمود.
در ادامه مطالب آموزش مربوط به پایگاه داده Access امروز با بخش تنظیمات جداول یا همون Tableها در خدمت شما عزیزان هستیم . در مقاله قبلی به آموزش گزینه های منوی Home پرداختیم در این آموزش هم سایر نکات باقی مانده در این منو را بررسی خواهیم کرد.به توضیح گزینه های بخش Records از منوی Home می پردازیم.
با انتخاب این گزینه تمام اشیا پایگاه داده ما تغییراتش به روز خواهد شد و گزینه Refresh برای شی جاری در پایگاه داده تغییراتش را به روز خواهد نمود .توضیح که گاها در یک فرم زمانی که یک رکورد جدید وارد می کنید و به جدول آن فرم مراجعه می کنید تاببینید آن رکورد در جدول هم اضافه شده است یا خیر ، هر چند هم که گزینه های Refresh All و Refresh را می زنید تغییرات انجام شده را در جدول نمی بینید .
شما کلا زمانی که اطلاعات رکوردی را تکمیل می نمایید تا زمانی که به رکورد بعدی نروید در فرم ها و جداول ، آن رکورد را هنوز ثبت نشده می داند و در پایگاه داده شما به روز نمی شود . پس حتما بعد ثبت رکوردی در فرم ها یا جداول به رکورد بعدی بروید تا ثبت شود و سپس گزینه های به روز شدن را برای نمایش آن انتخاب کنید.
این گزینه برای همگام سازی پایگاه داده ها استفاده می شود به این معنی که اگر شما یک پایگاه داده روی کامپیوترتان و یک پایگاه داده روی موبایلتان دارید برای سینک شدن اطلاعات این دو از این گزینه استفاده می کنید.
اضافه کردن رکورد و فیلد جدید در جداول اکسس
شما برای اضافه کردن یک رکورد جدید به جداول و فرم هایتان می توانید از گزینه New موجود در منوی Home و یا گزینه New Blank Record در نوار وضعیت پایین جداول و یا کلیلک راست کردن روی رکورد و انتخاب گزینه New Record استفاده کنید . همچنان با استفاده از هر کدام ازکلید های Enter و Tab نیز می توانید رکورد جدید ایجاد نمایید.
همچنین برای اضافه کردن فیلد یک ستون جدید خارج از قسمت طراحی جداول ، کافی روی ستون مورد نظر کلیلک راست کرده و گزینه Insert field را انتخاب نمایید . مشاهده می کنید که یک ستون خالی قبل ازستون انتخاب شده ایجاد شد . برای تغییر نام آن هم میتوان از گزینه Rename field در کلیلک راست استفاده کرد و هم میتوان در روی عنوان ستون دابل کلیلک کرد و نام آن را به دلخواه تغییر داد.
از این گزینه برای ذخیره سازی اطلاعات در اشیاء پایگاه داده استفاده می شود و کلید ترکیبی آن هم Shift+Enter نیز می باشد.
در هنگام حذف رکورد و فیلد ها پیغامی مبنی بر این که تمام اطلاعات از بین خواهند رفت و قابل برگشت نیستند را به شما نمایش خواهند داد . دکمه های Redo ,Undo در اکسس برای بازگشت اطلاعات حذف شده فعال نمی باشد.
گزینه Totalبا انتخاب گزینه Total یک رکورد به آخر جدول ما اضافه شده که حاوی لیست کشویی شامل تعدادی از توابع موجود در نرم افزار اکسل ، برای فیلد های ورودی ما می باشد . که بسته به اطلاعات آن ستون نوع گزینه های داخل این لیست ها متفاوت خواهد بود . مثلا برای متون فقط تابع Count برای شمارش تعداد فیلد های متنی موجود می باشد. برای نوع داده های عددی تنوع تابعی بیشتر می باشد توابعی مانند Sum - Count _Average - Max-Min و ... نیز موجود می باشد که بسته به نوع نیازتان می توانید ازآنها استفاده نمایید. و حاصل را در آن رکورد برای شما نمایش می دهد.
از این گزینه معمولا برای برطرف کردن غلط های نگارشی احتمالی و جایگزینی آن با موارد پیشنهادی استفاده می شود.این گزینه برای متون انگلیسی کاربرد دارد.
تغییر اندازه سطر و ستون ها یا همان رکورد و فیلد ها در اکسس یک روش مرسوم برای اینکار این هست که شما نشانگر ماوس را به مرز بین دو ستون یا دو سطر برده تا نشانگر به شکل یک فلش چهار گوش در بیاید و سپس آن را به مقدار دلخواه جابجا کنید . و روش دیگر با کلیلک راست کردن روی ستون ها یا همان فیلد ها و استفاده از Field Width برای تغییر اندازه فیلد هامی باشد که در کارد ظاهر شده اندازه دلخواه را وارد می نماییم. و کلیلک راست کردن روی سطر ها یا همان رکورد ها و استفاده از Row Height برای تغییر اندازه رکوردها می باشد که در کارد ظاهر شده اندازه دلخواه را وارد می نماییم. همچنین می توان از زیر کشو گزینه MORE به گزینه های Field Width و Row Height دسترسی پیدا کرد.
برای برقراری ارتباطات Relationship یک به چند بین جداول پایگاه داده استفاده می شود که در مقالات آینده بطور مفصل تری به این بحث خواهیم پرداخت . که مزایای آن جلوگیری از تکرار و افزونگی داده ها در پایگاه داده و انسجام بهتر در مشاهده و ویرایش داده ها می باشد.
برای اینکار ابتدا فیلد یا ستون مورد نظر را انتخاب نموده سپس با کلیلک راست نموده بر روی آن ستون گزینه Hide Field را انتخاب می نماییم ، به محض انتخاب گزینه ستون مورد نظر مخفی می شود و برای بازگردانی ستون دوباره با کلیلک راست کردن روی یکی از ستون ها و انتخاب گزینه Unhide Fields لیستی شامل تمام فیلد ها ظاهر میشود که کنارشون یک چک باکس وجود دارد گزینه های که کنارشون تیک نداره یعنی در حالت مخفی هستند و برای بازگردانی انها باید تیک کنارشون را بگذاریم. برای دسترسی به این گرینه ها می توان از قسمت MORE نیز استفاده کرد.
هنگامی که تعداد ستون های شما یا همون فیلد هاتون زیاد میشه باید با اسکرول کردن بین آنها جابجا شوید ، گاها پیش میاد که میخواهید در حین اسکرول کردن ستون ها یک یا چند ستون بطور ثابت بمونند و ستون های دیگه برن زیر این ستون ها در هنگام اسکرول کردن ، برای این کار ابتدا محدوده مورد نظر را انتخاب می نماییم و با کلیلک راست کردن روی آنها گزینه Freeze Fields را انتخاب می نماییم . یک خط عمودی پر رنگ تر مرز بین ستون هایی ثابت شده و نشده را برای شما مشخص می سازد.ما در این مثال ستون های ID , NAME را ثابت میکنیم تا مشاهده کنید در زمان اسکرول ستون های Gradeو Family و Tahsilat به زیر ستون های ثابت شده رفته اند .
برای خارج شدن از حالت Freeze کافی دوباره روی آن ستون ها کلیک راست کرده و گزینه Unfreeze All Fields را انتخاب نمایید . برای دسترسی به این گرینه ها می توان از قسمت MORE نیز استفاده کرد.
گزینه های موجود در بخش Find
گزینه های Find و Replace
از گزینه Find برای جستجو در اشیا پایگاه داده استفاده می شود و از گزینه Replace برای جایگزین کردن محتویاتی از اشیا با محتویات دلخواه ما استفاده می شود.
از این گزینه برای جابجایی بین رکورد ها - اولین رکورد - آخرین رکورد - رکورد بعدی - رکورد قبلی - رکورد جدید استفاده می شود که این گینه ها نیز در نوار وضعیت موجود می باشد.
از گزینه Select برای انتخاب بخشی که مکان نما در آن هست استفاده می شود و با استفاده از گزینه Select All تمام قسمت آن شی انتخاب می شود .
با توجه به اینگه بعضی از گزینه های این منو به کررات مورد استفاده کاربران بوده و کاربرد های آن را میدانند ما فقط از این بخش به توضیح چند گزینه جدید می پردازیم .
با استفاده از گزینه میتوانید ترکیبات رنگی دلخواه خود را برای سطرهای جدول اعمل نمایید.
با استفاده از این گزینه میتوانیم خطوط عمودی یا افقی را روی جدواول فعال یا غیر فعال کنیم و یا کلا بدون خطوط عمودی و افقی و یا هردو حالت فعال باشد.
جابجا کردن کردن نحوه نمایش جدول راست چین و چپ چین کردن آن
با ما همراه باشید در ادامه این سری های از آموزش های پایگاه داده اکسس ، امیدوارم مفید واقع شده باشد.
مدیر مرکز آموزش مجازی پارس خراسان - سبزوار و متخصص ICDL
من احمد نظری مدیر عامل هولدینگ پارس پندار نهاد نمایندگی خراسان (سبزوار) به عنوان یکی از دوستداران توسینسو هستم مدیر مرکز آموزش مجازی پارس نمایندگی خراسان /سبزوار مدیر کنسرسیوم اعتبار سنجی و ارزشیابی شرکت ها(شرکت کاوش) نمایندگی خراسان/ کارشناس نرم افزار کامپیوتر و تکنسین شبکه / مدیر ، کارشناس و مدرس اسبق دپارتمان ICT مجتمع فنی تهران نمایندگی سبزوار/ مشاور بازار کار (بصورت تخصصی در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات ) و مشاوره کار آفرینی در سایر حوزه های تخصصی
زمان پاسخ گویی روز های شنبه الی چهارشنبه ساعت 9 الی 18
فقط به موضوعات مربوط به محصولات آموزشی و فروش پاسخ داده می شود