آموزش اکسس رایگان قسمت 1 : آشنایی و مفاهیم مقدماتی Access (نسخه چاپی)

یادگیری رایگان اکسس ( Access ) + تمرین قسمت اول  :  در این سری از مقالات قصد آموزش نرم افزار Microsoft Access را دارم و اگر عمری باقی بود ، به آموزش پایگاه دادههای پیشرفته تر و بزرگتر در ادامه مباحث مطروحه توسط مهندس نصیری در خصوص SQL sever خواهم پرداخت. در ابتدای آموزش، ناگزیر از آشنایی مقدماتی با بانک اطلاعاتی و برخی از مفاهیم مرتبط با آن هستیم که در ذیل اشاره می گردد:

بانك هاي اطلاعاتي به وسيله نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده يا ( DBMS (Data Base Management System ایجاد میشوند و نرم افزار Microsoft Access نیز به عنوان يكي از برنامه هاي مديريت بانكهاي اطلاعاتي براي ايجاد و كار با بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي، مورد توجه كاربران نرم افزارهاي مايكروسافت آفيس بوده و براي ايجاد بانكهاي اطلاعاتي كه حجم خيلي بالايي ندارند، امكانات بسيار خوبي را فراهم ميكند.

برای بانک اطلاعاتی تعاریف متعددی آمده است مثلاً بانك اطلاعاتي مجموعه¬اي سازمان يافته از دادهها و اطلاعات مرتبط به يك موضوع است به طوريكه به آسانی ميتوان از اين دادهها گزارش تهیه نموده و یا آنها را بازيابي و ويرايش کرد. لازم به ذکر است که بانکهای اطلاعاتی داده ها را در قالب جداول (فیلدها و رکورها که در ادامه توضیح داده خواهند شد) نگهداری میکند.

با استفاده از نرم افزار Microsoft Access شما قادر به انجام کارهای زیر بر روی بانکهای اطلاعاتی خواهید بود؛ اضافه كردن داده ي جديد - حذف و یا ويرايش دادههای موجود - سازماندهي و نمايش دادهها به روشهاي متفاوت (در قالب نمودارهای آماری و ...) - به اشتراك گذاشتن دادهها با ديگران,از طريق ارائه گزارشها، ايميل، اينترانت و يا اينترنت

آشنايي با برخي از اصطلاحات

• موجوديت (Entity) : هر موضوعی که میخواهیم راجع به آن اطلاعاتی وارد کنیم.
• جدول (Table): لیستی از سطرها و ستونهاست که داده ها در آنها نگهداری میشوند.
• فیلد (Field): در جداول بانک اطلاعاتی، هر فیلد، یک ستون از جدول را شامل می شود که در واقع نمایانگر یک ویژگی از موجودیت است. و شامل دو جزء نام فیلد و مقدار فیلد است.در هر جدول سطر اول به نام فيلدها و سطرهاي بعدي به مقادير فيلدها اختصاص مي يابد.
• ركورد(Record): مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر است . در هرجدول , هر سطر يك ركورد ناميده مي شود.

آشنايي با انواع دادهها در Access

یکی از کارهای مهم که در ابتدای ایجاد بانکهای اطلاعاتی میبایست مد نظر قرار دهید این است که برای هر موجودیت، جداول مورد نیاز را طراحی و سپس ویژگی ها و عناوین فیلدهای آنها را مشخص کنید، پس از انجام این کار حتماً باید نوع داده ی مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید مثلاً برای ورود زمان، از نوع داده ی time باید استفاده کنید. در جدول زیر انواع داده ها در یک بانک اطلاعاتی توضیح می دهیم:

نکته ای که از آن نباید غافل شد این است که داده های با فرمت Number خود شامل چند قسم زیر می باشند که می بایست در اختصاص آنها به فیلدها مورد توجه قرار گیرند:

1. Byte :جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 0 تا 255
2. Integer :جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 32768 - تا 32767
3. Long Integer :جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 2147483648 - تا 2147483647
4. Single :جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از (38 ^10 ضربدر 3.4 - ) تا ( 38 ^10 ضربدر 3.4)
5. Double :جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از ( 308 ^10 ضربدر 797 - ) تا ( 308 ^10 ضربدر 797)
6. Decimal :جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری تا 28 رقم اعشار

به صورت کلی اجزاي يك بانك اطلاعاتي شامل موارد زیر است:

1. جداول (Tables): هر داده، در یک خانه از جدول نگهداری میشود.
2. فرمها (Forms): واسطی کاربری برای ورود، ویرایش، حذف و نمایش داده ها.
3. پرس و جوها (Queries): جهت استخراج اطلاعات مورد نظر از يك يا چند جدول بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار می گیرد.
4. گزارشها (گزارشها): برای نمايش ، خلاصه سازي، ارسال و چاپ اطلاعات موجود در جداول بانكهاي اطلاعاتي استفاده مي شوند.
5. ماکروها (Macros): جهت سریع سازی کارها در بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند (بدون نیاز به برنامه نویسی).
6. ماژولها (Modules): همانند ماکروها باعث افزایش کارایی عملکرد بانکهای اطلاعاتی می شوند، البته از طریق برنامه نویسی.

تاکنون با مفاهیم مقدماتی Access آشنا شدیم و حالا به اجرای نرم افزار میپردازیم:

نکته: ورژنهای قبل از 2007 این نرم افزار، فایلهای بانک اطلاعاتی را با پسوند mdb ذخیره می کرد، اما ورژنهای 2007 و بالاتر از آن بانکها را با پسوند accdb ذخیره مینماید. در ضمن باز نمودن فایلهای mdb همچنان در ورژنهای جدید امکان پذیر است.

براي باز كردن يك بانك اطلاعاتي از گزينه Open در منوي Office استفاده مي شود. در صفحه شروع به كار Access امكان بازكردن بانك اطلاعاتي كه اخيرا باز شده، ايجاد بانك اطلاعاتي جديد و ايجاد بانك اطلاعاتي بر اساس الگو، وجود دارد.از قسمت new و sample templates می توانید نمونه بانکهای موجود در نرم افزار را فراخوانی کرده و به سلیقه خود تغییر دهید، پس از فراخوانی یک الگو، پنجره نرم افزار به صورت زیر خواهد بود:

ریبون (Ribbon) متشکل از زبانه های اصلی همچون Home ,create, External Data, Database Tools می باشد که هر کدام شامل چندین گروه ابزار برای ویرایش و پیمایش بانک اطلاعاتی می باشند.

از Navigation Pane جهت طبقه بندی اجزای بانک اطلاعاتی؛ بر حسب جداول، گزارشات، پرس و جوها، ماکروها، ماژولها و .... استفاده میگردد. برای این منظور به ترتیب تصویر زیر عمل نمائید:

پس از انجام این کار، می توانید جداول موجود در بانک اطلاعاتی را از قسمت Tables مشاهده و برای باز نمودن و ویرایش آنها بر روی عنوان جداول دابل کلیک کنید:

چهار نما در پایین صفحه، براي نمايش جداول بانك اطلاعاتي در اختيار كاربر قرار دارد.

• نمای Data sheet: در این نما مي توان ركوردها را مشاهده، مرور، ويرايش و حذف نمود.
• نمای Design: در این نما مي توان ساختار بانك اطلاعاتي و تعاريف فيلدها و نوع داده اي آن ها را مشاهد ه و ویرایش نمود.
• نمای PivotTable: در این نما مي توان فيلدهاي مورد نظر را براي نمايش انتخاب نمود و تمامی فیلدهای جدول را نمایان نکنیم، اين نما براي انجام عمليات آماري روي ركوردها نيز به كار برده مي شود.
• نمای PivotChart: در این نما نتايج عمليات آماري روي ركوردها به صورت نمودار نمايش داده مي شوند.

براي مرور ركوردها در نماي Data sheet از نوار مرور ركوردها در پایین صفحه و یا از قسمت Go to در گروه find از زبانه Home استفاده می شود. در ضمن از کلیدهای Enter، Tab، Arrow keys و Shift+Tab نیز می توان جهت جابجائی بین فیلدها و رکوردها استفاده نمود.