محمود کیاستی
مدرس دوره های ICDL

کاملترین آموزش اکسل (Excel) بصورت گام به گام و کاربردی

با توجّه به اینکه همگی تقریباً با نرم افزار Excel از مجموعه نرم افزار Microsoft Office، کم و بیش آشنائی داریم در این مقالات سعی دارم طریقه استفاده آسان و در عین حال کاربردی آن را مطرح نموده و در عین حال از جزئیات چشم پوشی نمایم. همانگونه که میدانید برنامه Microsoft Excel یک برنامه ی صفحه گسترده می باشد، صفحات گسترده به برنامه هایی گفته می شود که اطلاعات متنی و عددی را در قالب جدول نگهداری می کنند.

دوره های شبکه، برنامه نویسی، مجازی سازی، امنیت، نفوذ و ... با برترین های ایران

از قابلیتهای این نرم افزار میتوان موارد زیر را ذکر نمود: ایجاد ارتباط بین داده های جداول – استفاده از توابع پیچیده برای انجام محاسبات عددی و شرطی- سازماندهی و مرتب کردن اطلاعات – جستجوی پیشرفته – ایجاد لیستی از داده ها - امکان قالب بندی و رسم نمودارهای آماری بر اساس محتوای جدولها از جمله قابلیتهای مخصوص این نرم افزار میباشند.در آموزش Access قبلاً ذکر شد، تمامی نرم افزارهای Office تقریباً از محیط کاری مشابهی برخوردارند، بصورت کلی محیط کاری Excel طبق شماره گذاری در تصویر از موارد زیر تشکیل شده است:

  1. Title bar (نوار عنوان): شامل نام نرم افزار و نام فایل و در صورت Active نبودن نرم افزار(نداشتن سریال معتبر)، شامل پیغام خطای مربوطه نیز میباشد.
  2. Quick Access ToolBar (نوار ابزار دسترسی سریع): شامل آیتمها و دستورات پرکاربرد نرم افزار می باشد، بصورت پیشفرض آیتمهای Save, Undo , Redo در این نوار ابزار قرار دارد، شما می توانید براحتی با راست کلیک نمودن بر روی هر ابزاری و انتخاب گزینه Add to Quick Access ToolBar، آن را به این نوار ابزار اضافه نمائید.
  3. Ribbon (نوار منو): شامل Tab ها و منوها که در هر یک از آنها، ابزارهای مشابه در قالب گروههای نرم افزاری می باشند. مثلاً تب Home شامل گروههای Font , Alignment, Number , ... می باشد.
  4. File Button (دکمه فایل): حاوی دستورات مهم مدیریت فایل همانند New, Open , Save as , ... و تنظیمات اصلی نرم افزار.
  5. Formula Bar (نوار فرمول): نمایانگر محتوای سلول انتخاب شده و به منظور درج فرمولهای ریاضی و محاسباتی و ... استفاده می گردد.فرمولها در واقع محاسباتی هستند که در نتیجه آنها، یک مقدار بدست می آید، این مقدار نیز می تواند عدد، متن، تاریخ و یا ساعت باشد.
  6. Address Box (کادر آدرس): نمایانگر آدرس سلولهای انتخاب شده می باشد.
  7. Status Bar (نوار وضعیت): شامل نماهای متفاوت نمایش Worksheet، Zooming(بزرگنمائی) و در مواردی در برگیرنده تعداد سلولهای انتخاب شده، مجموع و میانگین محتوای سلولهای عددی می باشد.
  8.  Scroll Bar (نوار پیمایش)
وب سایت توسینسو

مفاهیم اصلی

  • Sheet یا Worksheet (کار برگ): دو نوع Sheet وجود دارد، 1- sheetهای پیشفرض که اطلاعات را در قالب جدول نگهداری کرده و برای انجام محاسبات به کار می رود. 2- Chart Sheet ، صفحاتی که برای نمایش نمودار به کار می روند.بصورت پیشفرض هر گاه که یک فایل Excel باز و یا ایجاد کنیم، یک sheet بصورت فعال و انتخاب شده قرار دارد.
  • Workbook (کار پوشه): هر فایل Excel یک Workbook است که می تواند تا 255 Sheet را در خود جای دهد.
  • Column (ستون): هر Worksheet دارای 1384 ستون میباشد که با حروف انگلیسی از A تا XFD شماره گذاری شده اند. اگر Worksheet شما از راست به چپ باشد (Right to Left) کافیست همزمان کلید Ctrl و کلید جهت نمای سمت چپ را نگهدارید تا به آخرین ستون منتقل شوید و در صورتی که Worksheet شما از چپ به راست باشد (Left to Right) از کلید جهت نمای سمت راست استفاده نمائید.
  • Row (سطر): هر Worksheet دارای 1048576 سطر میباشد که با اعداد شماره گذاری شده اند. برای رفتن به آخرین سطر از کلیدهای Ctrl و کلید جهت نمای سمت پائین بصورت همزمان استفاده نمائید.
  • Cell (سلول): از محل برخورد هر سطر با ستون، یک سلول ایجاد می شود. در نتیجه در هر Worksheet تعداد 1451229184 سلول (حاصلضرب تعداد سطرها در ستونها) وجود دارد.همیشه در هر Worksheet یک سلول بصورت انتخاب شده قرار دارد.
  • Value (مقدار): منظور داده های ثایتی است که در سلول وارد می کنیم و بر چهار نوع است:
  • عدد (Number) - متن (Text) - تاریخ (Date) و ساعت (Clock) - در ضمن علاوه بر این موارد می توان عکس را نیز مانند یک شیء وارد کنیم.مقادیر عددی خود داراری انواع مختلفی میباشد که در مقاله بعدی به آنها خواهیم پرداختیم در ضمن مقادیر Date و Clock نیز در Excel در فرمتهای عددی گنجانده شده اند.

فایلهای Excel از ورژن 2003 به بعد، بصورت پیشفرض با پسوند Xlsx ذخیره می شوند، امّا در Excel 2003 پسوند پیشفرض Xls بود. نکته ای که حائز اهمیّت است این است که فایلهای Xlsx در ورژن 2003 نرم افزار قابلیت استفاده ندارد. در صورتی که هنگام ذخیره سازی یک فایل اکسل، نامی برای آن در نظر نگیرید، به صورت پیشفرض با نام Book1 ذخیره خواهد شد. 

در این قسمت از آموزش Excel با اصول قالب بندی و انواع داده ها در این نرم افزار آشنا خواهیم شد، لازم به ذکر است که اگر Worksheet شما در حالت چپ به راست است (Left to Right)، در این حالت ستون A و شماره ی سطرها در سمت چپ نمایش داده می شوند که بیشتر برای زبان انگلیسی مورد استفاده قرار میگیرد.برای راست چین کردن صفحه (Right to Left) کافیست طبق تصویر زیر از گروه Sheet Options، در تبPage Layout ، گزینه Shift Right to Left document را انتخاب نمائید تا ستون A و شماره ی سطرها در سمت راست نمایش داده شوند:

وب سایت توسینسو

اصول قالب بندی در اکسل:

قالب بندی در اکسل بر اساس موارد زیر شکل میگیرد: 1- استفاده از انواع داده ها و شیوه نمایش اعداد، تاریخ، ساعت و ... 2- ترازبندی محتویات سلول 3- خصوصیات قلم و رنگ آمیزی سلول 4- خصوصیات کادر سلول

1- استفاده از انواع داده ها و شیوه نمایش اعداد، تاریخ، ساعت و ...:

فرمت داده ها در اکسل بصورت کلّی شامل موارد زیر می باشد:

General: بصورت پیشفرض تمامی سلولهای اکسل فرمت General را دارا میباشند که دارای کاربردی عمومی بوده و علاوه بر اعداد، متنها نیز در این فرمت قابل درج میباشند.

  • Number: برای نمایش اعداد بصورت معمولی استفاده می گردد.
  • Currency: برای نمایش مقادیر پولی بر حسب نوع ارز کشورها مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Accounting: برای انجام عملیات های حسابداری که با پولها(ارزها) سرو کار دارند مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Short Date: برای نمایش تاریخ بصورت خلاصه مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Long Date: برای نمایش تاریخ بصورت کامل مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Time: برای نمایش ساعت در سلولها مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Percentage: در مواردی که اعداد بصورت درصدی میبایست نمایش داده شوند، مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Fraction: در مواردی که اعداد بصورت کسری میبایست نمایش داده شوند، مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Scientific: برای نمایش اعداد بصورت نماد علمی مورد استفاده قرار می گیرد.
  • Text: برای وارد نمودن متن در سلولها مورد استفاده قرار می گیرد.

نکته: استاندارد ورود اطلاعات در Sheetهای اکسل این است که قبل از ورود داده در سلولها، با توجه به نوع داده هایی که قصد دارید در هر سلول وارد کنید ، می بایست فرمت سلول را مشخص کرده باشید، مثلاً قبل از ورود ساعت، حتماً فرمت سلول را از گروه Number در تب Home در حالت Time قرار دهید:

وب سایت توسینسو

همانگونه که در تصویر زیر مشاهده مینمائید اگر بر روی آیکن مشخص شده کلیک نمائید و یا کلیدهای Ctrl+1 را همزمان بفشارید، وارد پنجره Format Cells می شوید، در تب Number، برای هر یک از حالتهای فوق الذکر تنظیمات بیشتری در دسترس میباشد مثلاً در تصویر زیر برای فرمت Time، نمایش زمان کشوری خاص (Location) و یا حالتهای مختلف نمایش ساعت در سلولها را میتوانید مشاهده و انتخاب کنید:

وب سایت توسینسو

یا مثلاً در فرمت Number، طبق تصویر زیر، شما قادر به انتخاب ارقام اعشاری پیشفرض برای اعداد(Decimal Places) هستید و یا میتوانید بانتخاب گزینه (Use 1000 Seperator) اعداد را بصورت خودکار بوسیله کاما سه رقم سه رقم جدا نمائید و یا در قسمت (Negative Numbers) میتوانید حالتی را انتخاب نمائید که مثلاً اعداد منفی را شامل شده و بصورت قرمز رنگ نمایش داده شوند:

وب سایت توسینسو

2- ترازبندی محتویات سلول

از گروه Alignment در تب Home قادر به ترازبندی محتویات سلول خود بترتیب زیر خواهید بود:

وب سایت توسینسو
  • Vertical Alignment: ترازبندی عمودی در سه حالت بالاچین، وسط چین و پائین چین.
  • Horizontal Alignment: ترازبندی افقی در سه حالت راستچین، وسط چین و چپ چین.

طبیعتاً زمانی که دو مورد بالا را در حالت وسط قرار دهید، محتوا دقیقاً در وسط سلول قرار خواهند گرفت.

  • Orientation: چرخش محتوای سلول موافق یا مخالف حرکت عقربه های ساعت.
  • Text Direction: تعیین جهت محتوای سلول از راست به چپ یا بالعکس. نکته اینکه در بعضی از موارد حالت راست به چپ باعث نمایش فارسی اعدا خواهد شد.
  • Increas Indent: ایجاد تورفتگی هنگامی که از ترازهای افقی چپ و راست استفاده می شود.
  • Decrease indent: تورفتگی ایجاد شده توسط Increase را از بین می برد.
  • Wrap Text: این آیتم جخت چند خطی کردن محتویات سلولها به کار می رود زمانی که محتوا از عرض سلول بزرگتر است و نتیجتاً ارتفاع سلول افزایش پیدا خواهد کرد.
  • Merge & Center: جهت ادغام نمودن سلولهای انتخاب شده با ترتیب وسط چین استفاده می گردد.
  • Merge Across: برای ادغام نمودن افقی سلولها استفاده می شود.
  • Merge Cells: برای ادغام افقی و عمودی سلولها استفاده می گردد.
  • Unmerge Cells: بمنظور از ادغام خارج نمودن سلوها مورد استفاده قرار می گیرد.

3- خصوصیات قلم و رنگ آمیزی سلول

از گروه Font در تب Home قادر به انتخاب قلم مورد نظر، سایز قلم و خصوصیات قلم ( مثل ضخیم بودن (B)، مورّب بودن(I) و زیر خط دار بودن (U) ) می باشید، در ضمن از طریق سطل رنگ (Fill color) سلول انتخاب شده و از طریق آیتم (Font color(A فونت مورد نظرتان رنگ آمیزی می شود:

وب سایت توسینسو

4- خصوصیات کادر سلول

یکی از مهم ترین مباحث در اکسل استفاده مناسب از Borders یا خطکشیهای سلولها و جداول میباشد، برای این منظور طبق تصویر بالا میتوانید از آیتمهای مختلف خطکشی بترتیب زیر استفاده نمائید:

  • Draw Border: کشیدن خطوط محیطی سلولهای انتخاب شده.
  • Draw Border Grid: کشیدن خطوط محیطی و داخلی سلولهای انتخاب شده.
  • Erase Border: برای پاک خطوط رسم شده استفاده می گردد.
  • Line color: بمنظور رنگ آمیزی خطوط استفاده می گردد.
  • Line Style: مدلهای مختلف خط کشی (مثل نقطه چین، خط تیره و ... ) را در دسترس قرار می دهد.

در این قسمت با برخی از قابلیتهای اکسل که در بسیاری از موارد راه گشا و مفید خواهند بود، آشنا می شویم:

  • قابلیت Autofill : با استفاده از این قابلیت شما قادر به پر کردن خودکار سلولها خواهید بود. همانگونه که در تصویر زیر مشخص شده است، مربع کوچک واقع در کنار سلول فعّال، دستگیره ی Autofill نام دارد.
  • قابلیت Autofill در مورد سلول حاوی اعداد: اگر بر روی دستگیره ی Autofill این سلول کلیک نمائید، با دراگ نمودن آن به سلولهای همجوار، محتویات سلول، در سایر سلولها کپی می شود. حال اگر هنگام دراگ نمودن، کلید Ctrl را نیز همزمان بفشارید، محویات سلول به صورت افزایشی (دراگ سلول به سمت پائین یا چپ) یا کاهشی (دراگ سلول به سمت بالا یا راست) در سلولهای همجوار ذخیره خواهد شد. به عنوان نمونه در تصویر زیر اعداد بصورت افزایشی در سلولها درج میشوند.
وب سایت توسینسو
  • قابلیت Autofill در مورد سلول حاوی تاریخ، ساعت و متن که به عدد ختم می شوند: برعکس حالت قبلی، بدون استفاده از کلید Ctrl، پیشفرض بصورت افزایشی یا کاهشی عمل میکند، و بمنظور کپی نمودن محتویات سلول هنگام دراگ نمودن دستگیره ی Autofill میبایست کلید Ctrl را نیز همزمان بفشارید. به عنوان نمونه در تصویر زیر با دراگ نمودن دستگیره ی Autofill سلول حاوی ساعت بدون استفاده از کلید Ctrl، محتوای سلولهای همجوار بصورت افزایشی تا ساعت 17:00 افزایش یافته اند:
وب سایت توسینسو

قابلیت Autofill در مورد چند سلول همجوار عددی: در صورتی که مثلاً دو سلول همجوار با محتوای 5 و 8 داشته باشید، اگر بخواهید میتوانید سایر سلولهای همجوار آنها را نیز با افزایش سه رقم، سه رقم، ایجاد کنید، برای این منظور ابتدا دو سلول را انتخاب کنید و سپس با دراگ نمودن دستگیره ی Autofill سلول دوّم، به هدف مورد نظر دست خواهید یافت، در صورتی که کلید Ctrl را همزمان با دراگ نمون بفشارید، صرفاً محتویات دو سلول ابتدائی در سایر سلولها کپی خواهد شد.

قابلیت Autofit: شاید تابه حال هنگام کار با اکسل به این مشکل برخورد کرده باشید که اعداد در اکسل بصورت ###### نمایش داده شوند، نمایش این خطا بدین مفهوم است که عرض سلول یا ستون، از طول عدد تایپ شده کوچکتر است و زمانی که اعداد بدین صورت نمایش داده میشوند کافیست از قابلیّت Autofit استفاده نمائید تا مشکل برطرف شود؛ برای این منظور بر روی حدّ فاصل ستونی که عدد در آن تایپ شده با ستون بعدی (زمانی که اشاره گر موس تقریبا به شکل بعلاوه در می آید همانند شکل زیر) دابل کلیک کنید تا بصورت خودکار عرض ستون با طول بزرگترین محتوا تنظیم گردد علاوه بر این شما میتوانید بجای دابل کلیک نمودن بر روی حدّ فاصل ستونها، آن را به سمت چپ در اندازه ی دلخواه دراگ کنید:

وب سایت توسینسو

قابلیّت ایجاد چند Worksheet با قالب بندی و محتوای یکسان به یکباره

اگر قصد دارید در چند Worksheet محتوای یکسانی وارد نمائید، میتوانید براحتی با نگه داشتن کلید Ctrl و انتخاب Worksheet های مورد نظر، بر روی یک Worksheet تنظیمات و تغییرات مورد نظرتان را اعمال و داده های خود را یکبار وارد نموده تا در تمامی Worksheet های انتخاب شده درج گردند، این قابلیّت زمانی که قصد طراحی Sheet های بزرگ با تنظیمات بسیار را دارید، بسیار راه گشا و مفید خواهد بود. برای نمونه همانند تصویر زیر ابتدا Sheetهای 1و2و3 را با فشردن کلید Ctrl و کلیک نمودن بر روی عنوان هریک در حالت انتخاب شده قرار میدهیم:

وب سایت توسینسو

حال کافیست در Sheet1 همانند تصویر زیر یکبار تنظیمات مورد نظر خود را اعمال نمائید تا در سایر Sheet های انتخاب شده نیز همزمان ایجاد گردد:

وب سایت توسینسو

محمود کیاستی
محمود کیاستی

مدرس دوره های ICDL

محمود کیاستی ، مدرس و مشاور در حوزه های گرافیک و طراحی ، متخصص در حوزه نرم افزارهای Photoshop ، InDesign و illustrator .. مدرس دوره های مهارت های هفتگانه و ICDL پیشرفته ، کارشناس شبکه ها و سرویس های مبتنی بر زیرساخت های مایکروسافت و ...

نظرات