تا %60 تخفیف خرید برای 6 نفر با صدور مدرک فقط تا
00 00 00

Mail Merge چیست؟ معرفی و آموزش استفاده از قابلیت ادغام پستی Word

شاید برای همه ما پیش اومده باشه که بخواهیم برای ارسال یک دعوتنامه به چند نفر در نرم افزار Word ، پس از تنظیم متن اصلی مشخصات افراد مورد نظر را بصورت تک تک در فایل Word وارد کرده و اقدام به ذخیره یا پرینت آنها بکنیم . اما آیا واقعا فکر کرده اید که قبوض آب ، برق ، تلفن و گاز و یا تقدیرنامه ها یا کارت های ورود به جلسه کنکور ها و امثال اینها واقعا اگر قرار باشد به این شکل انجام شود چقدر زمان بر خواهد بود و احتمال اشتباه چقدر زیاد می شود.

ما امروز در این مقاله قصد داریم راه حلی برای رفع این معضل ارائه بدهیم ، با نام ویژگی ادغام پستی یا Mail Merge ، خوب ابتدا یک صفحه ورد را باز نمایید به تب یا سربرگ Mailings بروید ، اختصاص یک منو در Word به این موضوع نشان از کاربرد بالا و اهمیت ویژه این موضوع دارد.از بخش Start Mail Merge گزینه Step-By-Step Mail Merge Wizard را انتخاب نمایید.

وب سایت توسینسو

یک بخش کادر گونه در سمت راست صفحه Word شما ظاهر می شود.این کادر دارای 6 بخش می باشد.

بخش اول

از شما می پرسد می خواهید نامه ، ایمیل ، پاکت نامه ، برچسب و یا دایرکتوری را بفرستید. ما در این قسمت گزینه Letters را انتخاب می نماییم.

وب سایت توسینسو

سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.

بخش دوم

در این صفحه سه گزینه نیز برای انتخاب وجود دارد ، که از شما می پرسد که از همین سند استفاده می کنید ،از قالب آماده استفاده می کنید و یا از یک سند از قبل آماده شده استفاده می کنید. ما در اینجا از سند موجود فعلی استفاده می کنیم.

وب سایت توسینسو

نمونه انتخاب یک قالب آماده

وب سایت توسینسو

سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.

بخش سوم

در این صفحه باز هم با سه گزینه روبرو هستیم . که از ما می پرسد لیست جدولی آماده دارید ، مخاطبان را از Outlook فراخوانی می کنید و یا یک لیست جدید هم اکنون ایجاد می کنید . که ما دراین بخش یک لیست جدید ایجاد می کنیم.برای اینکار روی گزینه Create کلیلک می کنیم یک پنجره به شکل زیر باز می شود که یک لیست پیش فرض بصورت آماده دارد.

وب سایت توسینسو

اما چون ما می خواهیم عناوین مد نظر خودمان را وارد نماییم گزینه coustmize columns را انتخاب می نماییم در صفحه باز شده ابتدا گزینه موجود از قبل را با استفاده از گزینه Delete پاک می نماییم.

وب سایت توسینسو

سپس با استفاده از گزینه Add موارد مورد نظر را اضافه می نماییم.

وب سایت توسینسو

پس از اینکه جدول با عناوین مورد نظر ما آماده شد شروع به ورود اطلاعات در رکورد های ان می نماییم.

وب سایت توسینسو

و در پایان ورود اطلاعات باید لیست مورد نظر را ذخیره نماییم.

وب سایت توسینسو

سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.

بخش چهارم

ما باید متن نامه مورد نظرمان را وارد نماییم ، ما شروع به تایپ متن می کنیم و در هرجای متن که نیاز به ورود اطلاعات از لیست بود با استفاده از گزینه More items عنوان مورد نظر را به صفحه سند اضافه یا insert می نماییم به همین ترتیب باقی نامه را تکمیل می نماییم.

وب سایت توسینسو
وب سایت توسینسو

سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.

بخش پنجم

ملاحضه می کنید که اطلاعات اتصال داده شده در سند از لیست فراخوانی شده و در جای خود قرار گرفته اند اکنون با استفاده از بخش Recipient می توانید رکورد ها را به جلو یا عقب برگردانید تا اسامی مختلف را ملاحضه نمایید.

وب سایت توسینسو

در این بخش میتوانیم به منوی Home رفته و تنظیمات مورد نظر را روی قالب بندی متن انجام دهیم.

وب سایت توسینسو
وب سایت توسینسو

سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.

بخش ششم

در این صفحه می تواینم از روی قالب سند آماده شده پرینت تهیه نماییم. روی گزینه Print کلیلک می نماییم .سه گزینه برای انتخاب وجود دارد گزینه اول تمام سند ها گزینه دوم فقط سند جاری و گزینه اخر از شماره سند تا شماره سند مورد نظر را از شما می پرسد و نهایتا پرینت می گیرد.

وب سایت توسینسو

در پایان خاطر نشان می شوم برای ورود اطلاعات از Outlook - Access - Excel بعنوان بانک ورودی اطلاعات می توان استفاده کرد.

نویسنده : احمد نظری

منبع : جزیره مبانی کامپیوتر و مهارت های هفتگانه وب سایت توسینسو

هرگونه نشر و کپی برداری بدون ذکر منبع و نام نویسنده دارای اشکال اخلاقی می باشد

1 نظر
سید رضا گوهرجو

آقای مهندس احمد نظری

واقعا آموزش خیلی عالی و کاربردی ارائه کردید. از شما بسیار زیاد متشکرم

امیدوارم همیشه سلامت و موفق باشید

نظر شما
برای ارسال نظر باید وارد شوید.
از سرتاسر توسینسو
تنظیمات حریم خصوصی
تائید صرفنظر