مهرناز معروف
کارشناس فنی

آموزش استفاده از لیست داده در فرم Word با Mail Merge

آموزش استفاده از لیستی از داده های ورودی در یک فرم با Mail Merge | چگونه از Mail Merge در ورد 2007 به بالا استفاده کنیم؟ یکی از امکانات word 2007 به بعد mail merge (میل مرج) می باشد. mail merge در واقع امکانی برای نوشتن اطلاعیه ها و دعوت نامه ها و… می باشد.

دوره های شبکه، برنامه نویسی، مجازی سازی، امنیت، نفوذ و ... با برترین های ایران

شما به کمک mail merge می توانید یک نامه را یک بار تایپ کنید و به کمک دیتابیسی از داده هایی که خودتون میسازید و من در اینجا نحوه ی ساخت پایگاه داده رو توضیح میدم میتوانید با تغییر قسمت های متغییر نامه ی خود را چاپ کنید .شما با پیش رفتن این مراحل میتوانید به راحتی از این امکان استفاده کنید :

من در اینجا مثال تقدیر نامه را زدم . در ابتدا باید تقدیر نامه را بنویسید .

1. به تب mailing بروید و مراحلی که در عکس مشاهده میکنید رو انجام دهید .

وب سایت توسینسو

و سپس این کادر در سند تون باز می شود :

وب سایت توسینسو

2. در این جا نوع Mail Merge رو انتخاب میکنیم .برای مثال در اینجا letter را انتخاب کردیم و Next رو میزنیم .

3. در این جا ما میتونید انتخاب کنیم که آیا قصد داریم Meil Merge را در همین سند انجام بدیم یا در سند های دیگری . که من گزینه ی اول در همین سند را انتخاب کردم . و سپس Next را می زنیم .

وب سایت توسینسو

4. در این قسمت باید لیست داده را انتخاب کنیم و چون هنوز داده ای نداریم گزینه ی سوم را انتخاب میکنیم تا لیست داده را بسازیم .

وب سایت توسینسو

پس از انتخاب مورد سوم یعنی type a new list . گزینه ی Create... ظاهر میشود و آن را کلیک میکنیم و با پنجره ی زیر روبرو میشویم :

وب سایت توسینسو

که در این پنجره ما با زدن دکمه ی customize Columns میتوانیم فیلد های جدول مون را تغییر دهیم و یا حذف کنیم . و سپس داده های خود را وارد جدول کرده و جدول را با پسوند mdb ذخیره میکنیم .پس از تنظیمات و ذخیره ی جدول میتوانیم جداول و داده های خود را مشاهده کنیم مرتب کنیم و فیلتر کنیم و ... همانطور که در عکس زیر میبینید :

وب سایت توسینسو

تا اینجا ایجاد و ساخت لیست و ورود داده ها رو یاد گرفتیم .

5. سپس Next را زده و در اینجا باید نحوه ی استفاده از پایگاه داده و داده هامونو مشخص کنیم .ما از گزینه ی آخر یعنی More Item استفاده میکنیم .

وب سایت توسینسو

در پنجره ی باز شده فیلد ها را در مکان های مورد نظر در تقدیرنامه مان Insert میکنیم .که به این شکل در می آید :

وب سایت توسینسو

حال پس از Next کردن . می توانیم ببینیم که این متغیر ها چگونه کار میکند و آن ها را با زدن Preview Results از حالت نمایشی خارج کنید .

6. حال تمامی 6 مرحله به پایان رسیده و شما با کمک Recipient همان طور که در شکل زیر نشان داده ام ، داده ها را در جای خود قرار داده و تقدیر نامه را چاپ کنید .

وب سایت توسینسو

امیدوارم توانسته باشم اطلاعات مفیدی برایتان عرضه کرده باشم .


نظرات